Quais funções entram no cálculo da cota de aprendiz e quais saem da base

Saber quais funções entram no cálculo da cota de aprendiz é a parte da conta que mais gera erro e autuação. A regra dos 5% a 15% é simples; o difícil é decidir quem compõe a base: estagiário, temporário, terceirizado, intermitente, afastado, coordenador sem subordinados, motorista, vigilante. Este guia trata só da base de cálculo da cota de aprendiz: a regra, as exclusões, casos práticos com fundamento, o período de apuração e as decisões judiciais. O passo a passo da conta (multiplicar, arredondar, comparar) está no guia Cota de aprendiz: quem é obrigado e como calcular.

As normas citadas foram conferidas em novembro de 2026, nas versões publicadas pelo Planalto, pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST). O conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica ou contábil para o caso concreto da sua empresa.

A regra: quais funções entram no cálculo da cota de aprendiz

O art. 429 da CLT manda cada estabelecimento empregar aprendizes em número de 5% a 15% dos "trabalhadores existentes" cujas funções demandem formação profissional. Três normas detalham o que isso significa:

• Decreto 9.579/2018, art. 52: entram todas as funções que demandem formação profissional, ainda que proibidas para menores de 18 anos, considerada a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) do MTE.
• [Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 37](https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/assuntos/legislacao/portarias-1/portarias-vigentes-3/PDFPortariaMTEConsolidadan1de17dedezembrode2025compiladaem20.01.2026.pdf), inciso I: repete o critério e o aplica ao "total de trabalhadores existentes no estabelecimento". É a norma que hoje alimenta a certidão de cumprimento da cota, calculada com os dados do eSocial (arts. 33 a 35).
• Instrução Normativa MTP 2/2021, art. 62, § 6º (norma que orienta os auditores fiscais): a CBO é o "único critério" para definir as funções da base.

Na prática, vale a ocupação na CBO, não o nome do cargo; o guia CBO do jovem aprendiz mostra como consultar o código. Função proibida para menores de 18 anos (insalubre, perigosa ou da Lista TIP do Decreto 6.481/2008) continua na base; muda só o perfil do aprendiz, de 18 a 24 anos (Portaria MTE 3.872/2023, art. 72). E a base não pode ser reduzida por convenção ou acordo coletivo. A IN MTP 2/2021 (art. 62, § 7º) chama essa exclusão de objeto ilícito de negociação, e o TST manteve a anulação de uma cláusula coletiva do setor de asseio que limitava a base ao pessoal administrativo (AG-AIRR 10592-44.2018.5.03.0138, notícia do TST de 16/04/2024).

O que sai da base de cálculo da cota de aprendiz

As exclusões estão em lista fechada. A versão mais completa é a do art. 37, inciso III, da Portaria Consolidada, que reúne o art. 52, parágrafo único, e o art. 54 do Decreto 9.579/2018 e acrescenta os afastados por incapacidade permanente:

Tudo o que não está nessa lista, e é empregado do estabelecimento em função que demanda formação profissional pela CBO, entra.

Casos práticos: quem entra na base da cota?

Estagiário conta na cota?

Não, nem para formar a base nem para cumprir a cota. O estágio regular não cria vínculo de emprego (Lei 11.788/2008, art. 3º), e a base é formada por trabalhadores empregados. Nenhuma norma diz literalmente que "estagiário não entra na base": a conclusão decorre da combinação dos textos e é a leitura usual. Se o estágio for descaracterizado, o art. 3º, § 2º, reconhece o vínculo, e o trabalhador passa a contar. A comparação completa está em Estágio ou aprendizagem: o que muda para a empresa.

Temporário conta na cota?

O temporário contratado por empresa de trabalho temporário nos termos da Lei 6.019/1974 está expressamente fora (Decreto 9.579, art. 54, I). Não estenda a exclusão a qualquer contrato curto: o empregado admitido diretamente por prazo determinado (safra, experiência, obra certa) entra na base.

Terceirizados: entram na base de quem?

Da prestadora, e só dela. O parágrafo único do art. 54 do Decreto diz que, em empresas que prestam serviços especializados a terceiros, os empregados são considerados "exclusivamente" no cálculo da prestadora, "independentemente do local onde sejam executados". A tomadora não soma os terceirizados que trabalham na sua unidade; a prestadora inclui todos os seus empregados, alocados em clientes ou não.

Intermitentes e afastados: o que mudou em 2023

O Decreto 11.061/2022 incluiu no art. 54 do Decreto 9.579 duas exclusões: os empregados sob regime de trabalho intermitente e os afastados por auxílio ou benefício previdenciário. O Decreto 11.479/2023 revogou as duas. Hoje, a lista vigente (Decreto, art. 54, e Portaria Consolidada, art. 37) só exclui o afastado por incapacidade permanente. A leitura que decorre do texto é que o empregado em auxílio-doença, a empregada em licença-maternidade e o intermitente voltaram a integrar a base.

No caso do intermitente há divergência. Materiais publicados depois de 2023 ainda o listam como excluído. A Portaria Consolidada, ao tratar da cota de pessoas com deficiência (art. 36, II, "b"), diz expressamente que os intermitentes entram na base; ao tratar da cota de aprendizes (art. 37), não menciona o tema. Também não há regra sobre o intermitente sem convocação no mês de referência. A posição mais segura é incluí-lo.

Cargo de confiança mal enquadrado

A exclusão vale para os cargos do art. 62, II, da CLT (gerentes que exercem cargo de gestão, aos quais se equiparam diretores e chefes de departamento ou filial) e do art. 224, § 2º (bancários com função de confiança). O parágrafo único do art. 62 liga o enquadramento à remuneração: o regime especial só se aplica se o salário do cargo, com a gratificação, for de pelo menos o salário efetivo acrescido de 40%. Um "coordenador" ou "líder" sem subordinados, sem poder de decisão e sem essa diferença salarial dificilmente se enquadra. Na fiscalização, o auditor anexa ao auto um relatório das funções incluídas e excluídas da base (IN MTP 2/2021, art. 75, II).

Funções que exigem habilitação técnica: enfermagem e eletricista

Sai da base a função que, por lei, exige habilitação de nível técnico ou superior. Na enfermagem, a Lei 7.498/1986 exige diploma ou certificado de técnico de enfermagem para o técnico (art. 7º), o que justifica a exclusão; o enfermeiro, de nível superior, também sai. O auxiliar de enfermagem é caso discutível: a lei exige certificado de auxiliar de enfermagem (art. 8º), que não é de nível técnico. Pela letra do Decreto, a função tenderia a ficar na base; convém decidir com apoio jurídico.

Para eletricistas, o treinamento da NR-10 é requisito de segurança, não habilitação de nível técnico exigida por lei. A leitura usual mantém o eletricista de manutenção na base, salvo vaga que exija técnico em eletrotécnica registrado.

Motoristas e vigilantes

Os dois casos já foram decididos pelo TST. Em sessão de 24/02/2025, o Tribunal Pleno fixou tese no Tema 66 dos recursos repetitivos (processo RRAg-1001634-27.2019.5.02.0435) de que motoristas e cobradores de empresas de transporte coletivo devem ser incluídos na base de cálculo do art. 429 da CLT; a redação final foi divulgada em 12/03/2025, e o acórdão, publicado em 14/03/2025, transitou em julgado (notícia do TST). Quanto aos vigilantes, a 2ª Turma do TST manteve os postos de vigilante na base (AIRR-996-31.2013.5.10.0004, notícia de 23/11/2018): a exigência de idade mínima de 21 anos e de curso de formação (na época, Lei 7.102/1983; hoje, Estatuto da Segurança Privada, Lei 14.967/2024, art. 28) restringe o perfil do aprendiz, mas não retira a função da conta.

A tese de 2025 trata do transporte coletivo. O raciocínio costuma ser estendido a motoristas de carga, mas a tese não os cobre de forma expressa. Detalhes por setor em Cota de aprendiz por setor.

Período de apuração: média ou mês?

Não há, hoje, regra de média. O Decreto 11.061/2022 chegou a prever cálculo pela média de empregados (art. 51-A do Decreto 9.579), mas o dispositivo foi revogado pelo Decreto 11.479/2023. O que as normas vigentes preveem é uma fotografia por competência:

• Na fiscalização, o auditor deve indicar na notificação o cálculo inicial da cota mínima e "a competência utilizada como referência" (IN MTP 2/2021, art. 72).
• No auto de infração, deve registrar a base de cálculo, a cota mínima, os aprendizes contratados e "o período utilizado como parâmetro" (art. 75, I).
• A certidão de cumprimento usa só os dados enviados ao eSocial e informa a data a que eles se referem (Portaria Consolidada, arts. 34 e 35).

Como a referência é mensal e vem do eSocial, a CBO, a categoria e os afastamentos de cada empregado precisam estar corretos. Confira o número do sistema como mostra o post Certidão e consulta da cota de aprendiz.

Exemplo numérico com a base montada

Um estabelecimento industrial hipotético tem, na competência de referência, as seguintes pessoas trabalhando no local:

A base correta é 160 + 4 + 2 = 166. O mínimo é 5% de 166, igual a 8,3, que o § 1º do art. 429 da CLT manda arredondar para 9 aprendizes. O máximo é 15%, igual a 24,9.

Se o RH tirar da base os 8 afastados, os 4 intermitentes e os 2 coordenadores, a base cai para 152 e o mínimo para 7,6, arredondado para 8. Com 8 aprendizes, a empresa acreditaria estar em dia, mas pela leitura das normas vigentes falta um aprendiz. Para conferir outros cenários, use a calculadora de cota de aprendiz. Se a empresa tem mais de uma unidade, faça a conta para cada uma, como mostra o guia Cota de aprendiz em empresa com filiais.

Divergências e cuidados com materiais antigos

• Normas revogadas ainda citadas. Muitos textos ainda citam o Decreto 5.598/2005 e a IN SIT 146/2018, substituídos pelo Decreto 9.579/2018 e pela IN MTP 2/2021.
• Exclusões de 2022. Intermitentes, afastados por benefício previdenciário e média de empregados vieram do Decreto 11.061/2022 e caíram com o Decreto 11.479/2023. Material que ainda as aplica reduz a base indevidamente.
• Patamar de sete empregados. A CLT não fixa número mínimo de empregados; como o teto de 15% não permite contratar aprendiz quando a base tem até 6 empregados (15% de 6 = 0,9), a regulamentação do MTE trata como obrigados os estabelecimentos com pelo menos 7 empregados em funções da base (IN MTP 2/2021, art. 62, § 1º; Portaria MTE 3.872/2023, art. 66). A compilação oficial localizada da IN é de dezembro de 2022.

Se a empresa já recebeu notificação, o roteiro de resposta está em Recebi notificação sobre a cota de aprendiz: o que fazer, e o procedimento completo, em Fiscalização da cota de aprendiz.

Como revisar a base da sua empresa

1. Liste os empregados de cada estabelecimento na competência de referência, com a CBO do eSocial, e confira se ela corresponde à atividade real.
2. Marque as exclusões da lista fechada e guarde o fundamento de cada uma.
3. Mantenha na base afastados temporários, licenças, intermitentes, PcD e teletrabalho; retire terceirizados e estagiários.
4. Refaça a conta quando o quadro mudar e compare com a certidão do MTE.

Na contratação pelo Instituto Jovem Técnico (IJT), a conferência da base de cada estabelecimento pode ser combinada com o Instituto. No modelo do IJT, o Instituto é o empregador dos aprendizes (CLT, art. 431; Decreto 9.579, art. 57), e a obrigação de cumprir a cota continua sendo do estabelecimento.

Perguntas frequentes

Quais funções entram no cálculo da cota de aprendiz?

As funções de empregados do estabelecimento que demandam formação profissional pela CBO, mesmo as proibidas a menores. Saem só as exclusões do art. 37 da Portaria Consolidada MTE nº 1/2025.

Estagiário conta na cota de aprendiz?

Não. O estagiário não é empregado (Lei 11.788/2008, art. 3º), então não forma a base e não cumpre a cota.

Temporário conta na cota?

O temporário da Lei 6.019/1974 não entra na base (Decreto 9.579, art. 54, I). O empregado por prazo determinado contratado diretamente pela empresa entra.

Empregado afastado por auxílio-doença sai da base?

Não. Só o afastado por incapacidade permanente sai (Portaria Consolidada, art. 37, III, "e"). A exclusão de 2022 foi revogada em 2023.

O cálculo usa a média de empregados do ano?

Não há regra de média em vigor. A fiscalização e a certidão usam uma competência de referência, a partir dos dados do eSocial.

Próximo passo

Se a base tem afastados, intermitentes, cargos de confiança ou funções técnicas, revise a conta antes de planejar as vagas. Conheça o programa na página para empresas ou fale com o IJT para conversar sobre a cota de cada estabelecimento, em Jundiaí e região.