Cota de aprendiz: quem é obrigado e como calcular

A cota de aprendiz é o número mínimo de jovens aprendizes que um estabelecimento deve manter. O art. 429 da CLT fixa esse número em 5% a 15% dos trabalhadores cujas funções demandem formação profissional. Um erro frequente é usar o total de empregados como base, e não as funções que demandam formação profissional. Este guia mostra quem é obrigado, quem é dispensado, como montar a base de cálculo e como chegar ao número de vagas, com exemplos numéricos e a base legal atualizada para 2026.

O que é a cota de aprendizagem e qual é a base legal

A cota nasceu da Lei nº 10.097/2000, que alterou a CLT. O texto central é o art. 429: os estabelecimentos de qualquer natureza são obrigados a empregar e matricular em cursos de aprendizagem um número de aprendizes equivalente a, no mínimo, 5% e, no máximo, 15% dos trabalhadores existentes em cada estabelecimento, cujas funções demandem formação profissional. O Decreto nº 9.579/2018, em seu art. 51, reproduz a regra, e os artigos 52 e 54 detalham o que entra e o que sai da conta.

Um ponto de atenção: o Decreto nº 11.479, de 6 de abril de 2023, alterou esses artigos e revogou, entre outros, o art. 51-C, que previa a contagem em dobro de certos aprendizes (por exemplo, jovens em situação de vulnerabilidade). Conteúdos publicados antes de 2023, e alguns depois, ainda trazem essa regra. Para o cálculo atual, cada aprendiz conta como um.

Quem é obrigado a cumprir a cota de aprendiz

Está obrigado todo estabelecimento, de qualquer natureza, que tenha empregados em funções que demandem formação profissional. Isso inclui indústrias, comércio, serviços, cooperativas, associações e fundações privadas, e não se restringe a empresas grandes. A lei fala em estabelecimento, e não em empresa: uma rede com matriz e quatro filiais tem cinco cotas, cada uma calculada sobre o seu quadro.

Quem é dispensado

• Microempresas e empresas de pequeno porte, conforme o art. 51, inciso III, da Lei Complementar nº 123/2006. O enquadramento depende do faturamento anual (art. 3º da LC 123/2006), e não do número de empregados.
• Entidades sem fins lucrativos que tenham por objetivo a educação profissional, conforme o art. 429 da CLT.

A dispensa retira a obrigação, mas não proíbe a contratação voluntária. Muitas empresas pequenas contratam aprendizes por interesse próprio, para formar equipe. Quando um estabelecimento está dispensado e depois deixa de ser (por crescimento de faturamento, por exemplo), a cota passa a valer e deve ser calculada a partir daí.

Como calcular a cota de aprendizagem passo a passo

O cálculo da cota de aprendizagem tem cinco etapas. Faça-o separadamente para cada estabelecimento.

1. Conte os empregados do estabelecimento em uma data de referência. Use o quadro existente e mantenha a conta atualizada com a movimentação de pessoal.
2. Classifique cada função pela CBO. A Classificação Brasileira de Ocupações, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), indica se a ocupação demanda formação profissional. O art. 52 do Decreto 9.579/2018 manda incluir todas essas funções, mesmo as proibidas para menores de 18 anos.
3. Aplique as exclusões legais (veja a próxima seção) e chegue à base de cálculo.
4. Multiplique a base por 5% e por 15%. O primeiro resultado é o mínimo, o segundo, o máximo.
5. Arredonde a fração do mínimo para cima. O § 1º do art. 429 determina que a fração dê lugar à admissão de um aprendiz.

O que entra e o que sai da base de cálculo

A base é formada pelos empregados em funções que demandam formação profissional. Saem dela, segundo os artigos 52 e 54 do Decreto 9.579/2018:

Funções que não demandam formação profissional segundo a CBO também ficam fora da base. Faça a verificação função por função, no site do MTE, em vez de assumir que um cargo operacional conta ou não conta. Duas funções com o mesmo nome na empresa podem ter códigos CBO diferentes.

Exemplos práticos de cálculo

Exemplo 1: indústria em Jundiaí com 240 empregados

O estabelecimento tem 240 empregados. Entre eles, 30 ocupam funções de nível técnico ou superior (engenheiros e técnicos), 18 ocupam cargos de confiança e 12 já são aprendizes. A base é 240 - 30 - 18 - 12 = 180 funções. O mínimo é 5% de 180, igual a 9 aprendizes. O máximo é 15% de 180, igual a 27. Como o estabelecimento já tem 12 aprendizes, a cota está cumprida e há folga de 3 vagas acima do mínimo.

Exemplo 2: comércio com fração no resultado

Um atacadista tem 135 empregados, 12 em cargos de gerência e 8 em funções técnicas ou superiores. A base é 135 - 12 - 8 = 115. O mínimo é 5,75, que o § 1º do art. 429 obriga a arredondar para 6 aprendizes. O máximo é 17,25, e a empresa não precisa chegar a esse número.

Exemplo 3: matriz e filial

Uma empresa tem matriz com base de 82 funções e filial, em outra cidade, com base de 41. A matriz tem mínimo de 4,1, arredondado para 5 aprendizes. A filial tem mínimo de 2,05, arredondado para 3. O total é 8, e não 7, que seria o resultado de um cálculo feito sobre as 123 funções somadas (6,15, arredondado para 7). Como a lei trata de cada estabelecimento, a conta feita sobre o conjunto leva a um número menor que o devido.

Tabela de referência

A tabela mostra o mínimo (5%, com fração para cima) e o teto (15%, parte inteira) para diferentes bases.

Os tetos foram arredondados para baixo, para não superar 15%; a lei só manda arredondar a fração do mínimo e não define o arredondamento do máximo. O mínimo é a obrigação legal. Você pode conferir seu caso na calculadora de cota de aprendiz do IJT.

Quando refazer o cálculo e o que acontece com os contratos que terminam

O quadro de pessoal muda: admissões, desligamentos, promoções para cargos de confiança. Por isso, o prudente é recalcular ao menos uma vez por trimestre e sempre que houver mudança relevante. A forma de apuração (data fixa ou média) segue a regulamentação do MTE.

Quando o contrato de aprendizagem termina (no prazo, aos 24 anos ou antes, nas hipóteses do art. 71 do Decreto 9.579/2018), o empregador deve contratar novo aprendiz para manter a cota (art. 71, § 1º). Por isso, programe a reposição com antecedência. O guia de contratação de jovem aprendiz mostra como organizar o processo seletivo com a entidade formadora.

Aprendiz com deficiência e a cota

O aprendiz com deficiência não tem limite de idade e o contrato pode ultrapassar dois anos (art. 428, §§ 3º e 5º, da CLT). Ele conta como aprendiz para a cota de aprendizagem. A cota de pessoas com deficiência do art. 93 da Lei nº 8.213/1991 tem base e cálculo próprios, e o § 3º desse artigo, incluído pela Lei nº 13.146/2015, exclui o aprendiz com deficiência da reserva de cargos: ele conta apenas na cota de aprendizagem. Os detalhes estão em Aprendiz PcD e a cota.

Contratação direta ou por entidade: como cumprir a cota

O art. 57 do Decreto 9.579/2018 estabelece que o estabelecimento contrata diretamente o aprendiz e o inscreve em programa de entidade qualificada. Se a contratação direta não for possível, uma entidade sem fins lucrativos pode contratar de forma supletiva, mediante contrato com o estabelecimento. Em ambos os casos o aprendiz conta para a cota do estabelecimento. Para uma visão geral da norma, leia o guia da Lei da Aprendizagem para empresas.

Erros comuns no cálculo da cota

• Usar o total de empregados como base.
• Somar matriz e filiais em uma única conta.
• Arredondar para baixo a fração do mínimo.
• Contar aprendizes já contratados na base de cálculo.
• Aplicar a contagem em dobro, que foi revogada em 2023.
• Presumir a função pela nomenclatura interna em vez de conferir o código na CBO.
• Deixar de repor o aprendiz que saiu, o que reabre a pendência.

Consequências de não cumprir a cota

O descumprimento sujeita a empresa a autuação pela Inspeção do Trabalho e a ações do Ministério Público do Trabalho. O art. 434 da CLT cuida das penalidades, e seu texto e os valores de multa foram alterados em legislação recente, por isso o assunto tem artigo próprio: Multa por não cumprir a cota de aprendiz. Há ainda impacto em licitações, porque o art. 51, § 3º, do Decreto 9.579/2018 prevê a emissão de certidão de cumprimento de cota para atender a exigências da Lei nº 14.133/2021.

Perguntas frequentes

Minha empresa tem 10 funcionários. Preciso contratar aprendiz?

Depende do porte e da base. Se a empresa é microempresa ou de pequeno porte, é dispensada. Caso contrário, e se houver ao menos uma função na base de cálculo, a fração dá lugar a um aprendiz.

Posso cumprir a cota só com estagiários?

Não. O estágio é regido pela Lei nº 11.788/2008 e não substitui a aprendizagem. Aprendiz é empregado com contrato especial.

O aprendiz com menos de 18 anos conta igual ao de 20?

Sim. Para efeito da cota, cada aprendiz contratado conta como um, independentemente da idade, desde que o contrato esteja regular.

Posso ter mais do que 15%?

O teto de 15% é o limite da cota. O que exceder é decisão voluntária da empresa e convém avaliar com a entidade formadora e o jurídico.

Ressalvas e pontos controversos

Há três pontos em que a leitura varia. Primeiro, o número de sete empregados citado por alguns materiais como piso da obrigação não consta da CLT. Segundo, a exclusão de funções "de nível técnico ou superior" é feita pela CBO segundo o MTE, mas há decisões judiciais que consideram a exigência real da função na empresa; o Valor Econômico noticiou, em fevereiro de 2025, uma sentença que reduziu a cota de um terminal portuário com esse tipo de argumento. Terceiro, a data de referência do quadro e a forma de apuração (média ou data fixa) devem ser conferidas na regulamentação vigente do MTE. Os percentuais legais (5% e 15%) não mudam com o valor do salário mínimo, mas os custos do aprendiz dependem dele: em 2026 o salário mínimo é de R$ 1.621,00 (Decreto 12.797/2025). Este texto é informativo e não substitui parecer jurídico.

Calcule a cota e planeje as contratações

Use a calculadora de cota de aprendiz para chegar ao número do seu estabelecimento. Se a empresa precisa de apoio com formação e seleção, conheça a página para empresas ou fale com o IJT.