Certidão e consulta da cota de aprendiz: como saber se a empresa está em dia

A certidão da cota de aprendiz é o documento emitido pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) que mostra se um estabelecimento tem, no eSocial, o número mínimo de aprendizes exigido pela lei. Ela é gerada na hora, pela internet, a partir do CNPJ, e se tornou peça comum em licitações, auditorias e cadastros de fornecedores. Este guia explica o que a norma diz sobre a certidão, onde emiti-la, como a empresa pode fazer a própria consulta da cota de aprendiz antes de precisar do documento e o que fazer quando o resultado não bate com a realidade.

As normas citadas foram conferidas em novembro de 2026, nos textos publicados pelo Planalto, pelo MTE e pelo portal do eSocial. Portarias e leiautes mudam com frequência; por isso, este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica ou contábil para o caso concreto da sua empresa.

O que é a certidão de cumprimento da cota de aprendiz

A certidão foi prevista pelo Decreto 9.579/2018, art. 51, § 3º, incluído pelo Decreto 11.479/2023: o MTE deve disponibilizar um sistema eletrônico que permita aos estabelecimentos emitir certidão de cumprimento da cota de aprendiz para comprovar o atendimento às exigências da Lei 14.133/2021, a Lei de Licitações (texto do decreto no Planalto). A Portaria MTE 3.872/2023, art. 88, X, atribui à Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT) a tarefa de manter esse sistema.

A regulamentação atual está na Portaria Consolidada MTE nº 1, de 17 de dezembro de 2025, em vigor desde 2 de janeiro de 2026, no capítulo IV (arts. 33 a 45). Ela revogou, entre outras, a Portaria MTE 547/2025 (art. 116, XII), que não era norma de aprendizagem, e manteve vigente a Portaria MTE 3.872/2023, que regula os programas de aprendizagem.

O que a Portaria Consolidada diz, artigo por artigo

O que a norma não diz

Três pontos frequentes nas dúvidas de RH não estão na Portaria Consolidada:

• Validade. A norma não fixa prazo de validade. Ela diz apenas que a certidão mostra a data de referência dos dados (art. 35). A certidão é um retrato daquela data, e um edital pode exigir uma emitida recentemente.
• Período de apuração. A norma não define média nem período de apuração. A regra de média do art. 51-A do Decreto 9.579/2018 foi revogada pelo Decreto 11.479/2023; o art. 37 usa o total de trabalhadores do estabelecimento na data de referência.
• Recurso contra a certidão. Não há procedimento próprio de contestação no sistema eletrônico. Como a certidão reproduz o eSocial, o caminho para mudar o resultado é corrigir os eventos enviados, aguardar a atualização e emitir de novo.

Onde emitir a certidão da cota de aprendiz

O serviço se chama "Emitir Certidão de Regularidade na Contratação de Aprendizes" e fica no portal gov.br, na área de serviços do Ministério do Trabalho e Emprego (página oficial do serviço). Segundo a descrição do próprio MTE, o processo é este:

1. Acesse a página do serviço no gov.br e clique em "Iniciar".
2. No sistema de emissão de certidões, informe o CNPJ no campo indicado.
3. O sistema emite a certidão na hora, sem custo.
4. Salve o PDF e anote a data de referência dos dados que aparece no documento (art. 35 da Portaria Consolidada).

O resultado pode indicar que o número de aprendizes do estabelecimento é inferior, igual ou superior à cota mínima, ou que o estabelecimento está desobrigado de contratar aprendizes, segundo a descrição do serviço no gov.br. Dúvidas sobre o serviço podem ser enviadas ao endereço indicado pelo MTE na mesma página, aprendiz@trabalho.gov.br.

Dois cuidados práticos. Primeiro, a cota é calculada por estabelecimento (art. 37, II, da Portaria Consolidada; Decreto 9.579/2018, art. 51, § 2º). Empresa com filiais deve emitir e conferir a certidão de cada CNPJ de estabelecimento, e não só da matriz; o tema está detalhado em cota de aprendiz em empresa com filiais. Segundo, o serviço é aberto a "cidadãos em geral", conforme a página do MTE: qualquer pessoa pode consultar a situação de um CNPJ, inclusive um órgão público, um cliente ou um comprador em processo de aquisição.

Para que serve a certidão

Licitações e contratos públicos

A finalidade declarada no Decreto 9.579/2018 é a Lei 14.133/2021. Nessa lei, a cota de aprendiz aparece na execução do contrato (texto da Lei 14.133 no Planalto):

• o contrato deve ter cláusula com a obrigação de cumprir a reserva de cargos para pessoa com deficiência, reabilitado e aprendiz (art. 92, XVII);
• durante toda a execução, o contratado deve cumprir essa reserva e, quando a Administração pedir, comprovar o cumprimento indicando os empregados que ocupam as vagas (art. 116 e parágrafo único);
• o descumprimento dessas obrigações é motivo de extinção do contrato (art. 137, IX), com motivação formal e direito de defesa.

Detalhe: a declaração da habilitação (art. 63, IV) fala só de pessoa com deficiência e reabilitado, sem citar aprendiz. Ainda assim, editais podem pedir a certidão de aprendizes, e ela é o meio mais simples de atender ao art. 116. O assunto completo está em cota de aprendiz em licitações e contratos públicos.

Due diligence, clientes privados e compliance

Como a consulta é pública e gratuita, a certidão também é usada fora do setor público:

• Auditoria de aquisição (due diligence). O comprador verifica a cota de cada estabelecimento da empresa-alvo para estimar passivos trabalhistas.
• Homologação de fornecedores. Empresas contratantes podem pedir a certidão no cadastro de prestadores, ao lado de outras certidões trabalhistas.
• Programa de compliance. O RH emite a certidão todo mês, por estabelecimento, e arquiva o PDF como evidência.

Vale sempre a ressalva da norma: a certidão não impede a fiscalização (art. 34, § 3º). A Inspeção tem acesso aos mesmos dados do eSocial, e as comunicações de ações fiscais chegam pelo Domicílio Eletrônico Trabalhista; o que o auditor confere está em fiscalização da cota de aprendiz.

Consulta da cota de aprendiz: como conferir antes de emitir

A certidão só mostra o resultado. Para não ser surpreendida, a empresa pode refazer a conta com os critérios do art. 37 da Portaria Consolidada e do Decreto 9.579/2018 (arts. 51 a 54) e comparar com o eSocial:

1. Liste os estabelecimentos. Cada CNPJ com empregados sob a CLT tem a própria cota. Microempresas e empresas de pequeno porte estão dispensadas (Decreto 9.579/2018, art. 56, I).
2. Monte a base de cálculo. Some os trabalhadores do estabelecimento cujas funções demandam formação profissional, pela Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), mesmo que sejam funções proibidas a menores de 18 anos (art. 37, I).
3. Tire as exclusões. Saem da base as funções que exigem habilitação de nível técnico ou superior; os cargos de direção, gerência ou confiança (CLT, art. 62, II, e art. 224, § 2º); os temporários da Lei 6.019/1974; os aprendizes já contratados; e os afastados por incapacidade permanente (art. 37, III).
4. Aplique 5%. A fração arredonda para cima: qualquer fração obriga a contratar mais um aprendiz (art. 37, parágrafo único). O máximo é de 15%.
5. Conte os aprendizes que o eSocial associa ao estabelecimento. Os contratados diretamente e, na contratação indireta, os que a entidade formadora indicou para aquele estabelecimento.

A calculadora de cota de aprendiz faz a conta da cota mínima e máxima, e o passo a passo detalhado está em cota de aprendiz: como calcular.

Exemplo de conferência

Um estabelecimento tem 90 vínculos ativos no eSocial. Desses, 3 são aprendizes, 1 empregado está aposentado por invalidez, 6 ocupam cargos de gerência e confiança e 6 exercem funções que exigem habilitação técnica. A base fica em 90 menos 3, menos 1, menos 6, menos 6: 74 trabalhadores. Cinco por cento de 74 são 3,7, que arredondam para 4. Com 3 aprendizes, a certidão tende a apontar número inferior à cota mínima. A conta é ilustrativa.

eSocial, aprendiz e certidão da cota: os campos que decidem o resultado

Como a certidão usa só o eSocial (art. 34), o resultado depende de poucos campos. Os principais estão na Portaria Consolidada, art. 13, e no leiaute S-1.3 do eSocial (documentação técnica oficial):

O arco ocupacional ou itinerário formativo do aprendiz, com os códigos CBO, também deve ser informado (Portaria Consolidada, art. 14, II, e). Um guia de cada evento está em eSocial do aprendiz: categoria e eventos, e o enquadramento das ocupações em CBO do jovem aprendiz.

Contratação indireta: quem informa o quê

Na contratação indireta, prevista no art. 431 da CLT e no art. 57 do Decreto 9.579/2018, a entidade sem fins lucrativos é a empregadora e envia os eventos do aprendiz ao eSocial com o próprio CNPJ. O vínculo com a cota da empresa é feito pelo campo nrInsc do grupo aprend, que identifica o estabelecimento para o qual a contratação foi efetivada. O prazo para essa informação é até o dia 15 do mês seguinte à admissão (Portaria Consolidada, art. 13, II, h).

É o caso do Instituto Jovem Técnico (IJT): o Instituto é o empregador dos aprendizes, cuida da contratação, da folha e dos encargos, e informa no eSocial o estabelecimento da empresa parceira em cada contrato. A empresa continua responsável pela cota e deve conferir se os aprendizes aparecem no CNPJ certo, principalmente quando tem filiais. Peça à entidade, a cada admissão, o número de inscrição informado e compare com a certidão seguinte.

A certidão mostrou descumprimento e a empresa discorda: o que fazer

Quando a certidão aponta falta de aprendizes e a empresa acredita estar em dia, revise os dados nesta ordem:

1. Veja a data de referência. Admissões feitas depois dela ainda não aparecem (art. 35). Se for o caso, aguarde a atualização e emita de novo.
2. Confira a base de cálculo. Compare a lista de vínculos ativos do estabelecimento no eSocial com a folha: desligamentos não enviados, empregados no estabelecimento errado e CBO incompatível com a função real inflam a base.
3. Confira os aprendizes. Verifique a categoria 103 e, na contratação direta, o grupo aprend com a modalidade 1 e o CNPJ da entidade qualificadora.
4. Na contratação indireta, peça a conferência à entidade. Se o CNPJ do campo nrInsc estiver errado, a correção cabe à entidade, que é a empregadora, pelo evento S-2206 ou por retificação. Guarde os recibos do eSocial (Portaria Consolidada, art. 13, § 2º).
5. Emita de novo após a atualização. Se o resultado continuar errado depois das correções, use o canal indicado pelo MTE no serviço (aprendiz@trabalho.gov.br) e documente o pedido.
6. Na licitação, junte provas complementares. Lista nominal dos aprendizes por estabelecimento, contratos de aprendizagem, contrato com a entidade formadora e recibos do eSocial ajudam a demonstrar o cumprimento, nos termos do art. 116, parágrafo único, da Lei 14.133/2021. A aceitação depende do edital e da comissão.

Se a cota realmente não está cumprida, corrigir os dados não resolve: é preciso contratar. Com notificação já recebida, as contratações feitas a partir dela são registradas como "sob ação fiscal" (Instrução Normativa MTP 2/2021, art. 72, § 2º); veja o roteiro em recebi notificação sobre a cota de aprendiz: o que fazer e as consequências em multa por não cumprir a cota de aprendiz.

Termo de compromisso, TAC e decisão judicial

A Portaria Consolidada trata de duas situações fora do sistema automático (arts. 39 a 44):

• Termo de compromisso com a Inspeção do Trabalho, firmado em procedimento especial para ação fiscal (CLT, art. 627-A): a empresa pede a certidão pelo SEI à autoridade que assinou o termo; ela sai em até 15 dias e vale para o estabelecimento citado no termo (art. 42, § 2º, e art. 44).
• Decisão judicial que determine expressamente a emissão: o pedido segue pelo SEI, com parecer de força executória da Advocacia-Geral da União (arts. 40 e 41).

Termos de ajustamento de conduta firmados com outros órgãos, como o Ministério Público do Trabalho, não mudam o conteúdo da certidão (art. 42, § 1º).

Perguntas frequentes

A certidão da cota de aprendiz tem prazo de validade?

A Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 não fixa prazo. A certidão informa a data de referência dos dados (art. 35), e quem a exige, como um edital, pode definir com quantos dias de emissão a aceita.

A certidão positiva impede a fiscalização?

Não. A emissão não afasta a fiscalização nem eventuais sanções pelo descumprimento da cota (Portaria Consolidada, art. 34, § 3º). Ela pode ainda ser cancelada se as informações do eSocial estiverem erradas (art. 34, § 2º).

Os aprendizes contratados por uma entidade formadora contam na certidão da empresa?

Contam para a cota do estabelecimento que a entidade indicar no eSocial, no campo do grupo aprend que identifica o estabelecimento para o qual a contratação foi efetivada (Portaria Consolidada, art. 13, II, h). Por isso a empresa deve conferir se o CNPJ informado é o do estabelecimento certo.

É possível recorrer de uma certidão com resultado negativo?

A norma não prevê recurso contra a certidão emitida pelo sistema. Como ela reproduz o eSocial, a correção é feita nos eventos enviados; depois da atualização dos dados, a empresa emite uma nova certidão.

Próximo passo

Se a certidão mostrou que falta aprendiz em algum estabelecimento, ou se a empresa quer cumprir a cota sem assumir a contratação, a folha e os encargos, o IJT pode ser o empregador dos aprendizes, informar cada contrato no eSocial para o estabelecimento certo e acompanhar os jovens durante o programa, com formação desenhada para a operação da empresa. Atendemos Jundiaí e região (jovem aprendiz em Jundiaí). Conheça o programa para empresas ou fale com o IJT.