Fiscalização da cota de aprendiz: o que o auditor fiscal do trabalho pede

A fiscalização da cota de aprendiz é feita pela Auditoria-Fiscal do Trabalho, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), e hoje começa quase sempre sem visita: o auditor fiscal do trabalho cruza os dados que a própria empresa envia ao eSocial, calcula a cota de cada estabelecimento e, se encontra diferença, notifica a empresa para apresentar documentos. Este guia explica o procedimento, os prazos, os documentos da fiscalização da aprendizagem e o que muda quando os aprendizes são contratados por uma entidade formadora, como o Instituto Jovem Técnico (IJT).

As normas citadas foram conferidas em novembro de 2026, nas versões publicadas pelo Planalto e pelo MTE. Portarias e instruções da Inspeção do Trabalho mudam com frequência; por isso, este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica ou contábil para o caso concreto da sua empresa.

Quem fiscaliza a cota e com base em quais normas

A fiscalização cabe ao MTE (CLT, art. 626) e é executada pelo Auditor-Fiscal do Trabalho, que pode expedir notificação para apresentação de documentos e examinar registros, inclusive eletrônicos (Decreto 4.552/2002, art. 18).

A obrigação fiscalizada está no art. 429 da CLT e no art. 51 do Decreto 9.579/2018: cada estabelecimento deve ter aprendizes em número equivalente a, no mínimo, 5% e, no máximo, 15% dos trabalhadores cujas funções demandem formação profissional, com arredondamento das frações para cima. Os parâmetros do cálculo estão no art. 37 da Portaria Consolidada MTE nº 1, de 17 de dezembro de 2025, em vigor desde 2 de janeiro de 2026. O detalhamento das funções que entram e saem da conta está no guia sobre base de cálculo da cota de aprendiz.

O roteiro do auditor está no Capítulo VII da Instrução Normativa MTP nº 2/2021 (arts. 61 a 81), dedicado à fiscalização da aprendizagem profissional. A compilação oficial mais recente localizada é de dezembro de 2022.

Como funciona a fiscalização da cota de aprendiz hoje

O Regulamento da Inspeção do Trabalho admite três formas de ação fiscal (Decreto 4.552/2002, art. 30): a direta, com visita ao local de trabalho; a indireta, feita por notificação para apresentação de documentos; e a mista, que começa com visita e continua por notificação. Para a cota de aprendizes, a IN MTP nº 2/2021 determina que a fiscalização ocorra, prioritariamente, na modalidade indireta (art. 71).

Fiscalização indireta e eletrônica, a partir do eSocial

Desde que o registro de empregados passou a ser feito exclusivamente pelo eSocial (Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 12), a Inspeção do Trabalho conhece, para cada estabelecimento, o número de empregados, o código CBO de cada função (informado antes do início das atividades, art. 13, I, "g") e os aprendizes registrados. A IN MTP nº 2/2021 autoriza o uso de sistema informatizado para identificar os estabelecimentos obrigados e planejar as notificações (art. 71, § 2º) e permite que a apresentação de documentos seja feita de forma eletrônica, por e-mail ou sistema próprio (art. 71, § 4º).

Ou seja, o primeiro cálculo da sua cota pode ser feito antes de qualquer contato com a empresa, com base no que o departamento pessoal informou. Vale revisar o CBO das funções e os eventos do eSocial do aprendiz.

A notificação pelo Domicílio Eletrônico Trabalhista

O Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET), criado pelo art. 628-A da CLT (Lei 14.261/2021), é o canal oficial pelo qual a Inspeção do Trabalho comunica atos, notificações e prazos à empresa e recebe os documentos exigidos na ação fiscal. As regras de uso estão hoje nos arts. 22 a 31 da Portaria Consolidada MTE nº 1/2025. Três pontos merecem atenção do RH:

• Ciência automática. A empresa é considerada ciente no dia em que abre a mensagem ou, se não abrir, automaticamente no primeiro dia após 15 dias corridos do envio (art. 27). A ciência automática vale mesmo que o cadastro esteja desatualizado.
• Horário-limite. Atos com prazo devem ser cumpridos no DET até as 20h do último dia, salvo horário anterior indicado pela autoridade (art. 29, § 1º).
• Recibo não é aprovação. O protocolo de envio dos documentos não atesta que a exigência foi cumprida; a análise vem depois (art. 28, § 4º).

O passo a passo para acessar o sistema, cadastrar procuradores e configurar alertas está no post sobre o Domicílio Eletrônico Trabalhista e a cota de aprendiz.

Audiência coletiva e fiscalização direta

A ação fiscal também pode começar por convocação coletiva para audiência de orientação presidida por auditor (IN MTP nº 2/2021, art. 71, § 3º). Na fiscalização direta, o auditor tem livre acesso às dependências do estabelecimento e pode exigir a exibição de quaisquer documentos ligados ao cumprimento das normas de proteção ao trabalho (CLT, art. 630, § 3º), que devem permanecer no local de trabalho, salvo autorização para apresentação em data marcada (art. 630, § 4º).

O procedimento, etapa por etapa

O quadro abaixo resume o caminho mais comum de uma ação fiscal de cota, do planejamento até o recurso. Prazos marcados como "fixado na notificação" não têm número de dias definido na norma: valem os que constarem do documento recebido.

Se a empresa não apresenta os documentos pedidos, o auditor deve lavrar um auto de infração próprio, com base no art. 630, §§ 3º ou 4º, da CLT, além das demais autuações cabíveis (IN MTP nº 2/2021, art. 76). O art. 636, § 1º, da CLT ainda menciona depósito prévio da multa para recorrer, mas o Supremo Tribunal Federal considerou inconstitucional esse tipo de exigência no processo administrativo (Súmula Vinculante 21). A dupla visita, em que a primeira inspeção só orienta, fica restrita às hipóteses do art. 627 da CLT e do art. 23 do Decreto 4.552/2002.

Para saber como responder a uma notificação já recebida, com modelo de organização da resposta, consulte o guia recebi notificação sobre a cota de aprendiz: o que fazer.

Documentos da fiscalização da aprendizagem: checklist

A norma vigente não traz uma lista fechada de documentos que o auditor fiscal do trabalho deve pedir em toda ação de cota. A lista que circula em muitos sites vem da antiga Instrução Normativa SIT nº 146/2018, revogada pela IN MTP nº 2/2021. O que vale é o que estiver escrito na notificação recebida. Mas as normas dizem o que o auditor deve verificar, o que permite antecipar o pedido; a coluna "Origem" separa norma de prática.

Para usar como checklist interno, antes de qualquer notificação:

• Cota de cada estabelecimento (CNPJ completo) recalculada com a competência mais recente do eSocial, com a lista de funções incluídas e excluídas e a justificativa de cada exclusão. A calculadora de cota de aprendiz ajuda na primeira conta.
• Lista de aprendizes ativos por estabelecimento: nome, CPF, função, CBO, curso, entidade formadora, datas de início e término.
• Pasta por aprendiz com os documentos da tabela acima, inclusive o contrato com a entidade formadora, se houver.
• Registros de desligamentos e das reposições feitas (o Decreto 9.579/2018, art. 71, § 1º, manda contratar novo aprendiz quando um contrato se extingue ou é rescindido).
• Acesso ao DET com procuradores cadastrados e e-mail de alerta atualizado.

Multa: valor vigente e outras consequências

Constatado o descumprimento, a multa administrativa tem base no art. 434 da CLT. O valor aplicado segue o Anexo I da Portaria MTP nº 667/2021, com o valor fixado pela Portaria MTE nº 66, de 18 de janeiro de 2024, e mantido pela Portaria MTE nº 1.131, de 3 de julho de 2025 (DOU de 4 de julho de 2025): R$ 416,18 por menor em situação irregular, até o máximo de R$ 2.080,90 por auto, com possibilidade de o total dobrar na reincidência. A fiscalização trata como irregular cada aprendiz que faltou para atingir a cota mínima (IN MTP nº 2/2021, art. 75, I, "d"). Para a Portaria MTP nº 667/2021, é reincidente quem é autuado de novo pelo mesmo dispositivo antes de dois anos da decisão definitiva anterior (art. 25). Valores conferidos em novembro de 2026, sem atualização localizada neste ano; a tabela pode mudar.

Exemplos de cálculo estão no guia sobre multa por não cumprir a cota de aprendiz. Duas consequências costumam pesar mais:

• Ministério Público do Trabalho. O descumprimento reiterado, comprovado em relatório do auditor, deve ser comunicado ao MPT (Decreto 4.552/2002, art. 26, parágrafo único), que pode propor termo de ajustamento de conduta ou ação civil pública. O tema está no post sobre TAC e ação do MPT por cota de aprendiz.
• Certidão de cumprimento da cota. A certidão do MTE usada em licitações (Decreto 9.579/2018, art. 51, § 3º) é emitida com base exclusivamente nos dados do eSocial e não impede a fiscalização (Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, arts. 34 e 38). Veja o passo a passo em certidão e consulta da cota de aprendiz.

Pagar a multa não encerra a obrigação: o estabelecimento continua obrigado a manter a cota e pode ser fiscalizado de novo (Decreto 4.552/2002, art. 26).

Aprendizes contratados por entidade formadora: o que a empresa precisa ter em mãos

A CLT permite que o aprendiz seja contratado pela própria empresa ou por entidade sem fins lucrativos qualificada em formação técnico-profissional, caso em que não há vínculo de emprego com a empresa onde ocorre a prática (CLT, art. 431). O Decreto 9.579/2018 (art. 57, §§ 1º e 2º) exige contrato prévio entre o estabelecimento e a entidade, no qual a entidade assume a condição de empregadora e anota na CTPS que aquele contrato decorre do cumprimento da cota de um estabelecimento determinado, e o estabelecimento assume a obrigação de proporcionar a experiência prática.

É o modelo do IJT: o Instituto é o empregador do aprendiz, cuida da contratação, da folha e dos encargos, e a empresa paga o Instituto pelo programa. A cota continua sendo da empresa, e o aprendiz contratado pelo Instituto conta na cota do estabelecimento indicado no contrato. No eSocial, a entidade informa para qual empregador a contratação está sendo computada (Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 13, II, "h"), o que permite ao MTE vincular o aprendiz à cota certa.

Como a fiscalização é dirigida ao estabelecimento obrigado à cota, quem recebe a notificação é a empresa. Por isso, mesmo sem ter o aprendiz na própria folha, ela deve conseguir apresentar rapidamente:

• o contrato com a entidade formadora, vigente e assinado;
• a relação dos aprendizes vinculados a cada estabelecimento, com CPF, função, CBO, curso e datas do contrato;
• os contratos de aprendizagem, que na contratação indireta também são assinados pelo responsável do estabelecimento cumpridor da cota (IN MTP nº 2/2021, art. 64, § 2º, III);
• a descrição das atividades práticas e o calendário, além da indicação de quem acompanha o aprendiz na empresa.

Há também um risco que a empresa não transfere: se o contrato de aprendizagem for descaracterizado, por exemplo porque as atividades práticas não têm relação com o curso ou porque a entidade não está habilitada, o vínculo de emprego passa a ser reconhecido diretamente com o estabelecimento responsável pela cota (Decreto 9.579/2018, art. 47; IN MTP nº 2/2021, art. 80, § 2º). No modelo do IJT, a formação é desenhada para a operação da empresa e as aulas teóricas podem acontecer em uma escola dentro da empresa, o que ajuda a demonstrar a correlação entre teoria e prática.

Erros que mais complicam uma ação fiscal

• Deixar o DET sem responsável e perder o prazo pela ciência automática.
• Excluir funções da base sem fundamento na CBO ou por acordo coletivo; a IN MTP nº 2/2021 considera ilícita essa exclusão por norma coletiva (art. 62, § 7º).
• Na contratação indireta, não ter cópia do contrato com a entidade nem a lista atualizada dos aprendizes por estabelecimento.
• Responder à notificação sem conferir o cálculo inicial indicado pelo auditor, que é o ponto de partida do auto de infração.

Perguntas frequentes

A fiscalização da cota sempre começa com visita à empresa?

Não. A IN MTP nº 2/2021 determina que a verificação da cota seja feita prioritariamente de forma indireta, por notificação para apresentação de documentos (art. 71). A visita continua possível, inclusive combinada com notificação.

Quanto tempo a empresa tem para entregar os documentos?

O prazo é o fixado na notificação. A norma fala apenas em "prazo razoável" definido pela coordenação da fiscalização (IN MTP nº 2/2021, art. 72, § 1º). No DET, o envio deve ocorrer até as 20h do último dia.

Contratar aprendizes depois de receber a notificação evita a multa?

A contratação é registrada como feita sob ação fiscal (IN MTP nº 2/2021, art. 72, § 2º). A norma não garante que isso afaste o auto, mas regularizar encerra a irregularidade daqui para frente.

Aprendiz contratado pelo IJT conta na cota da minha empresa?

Sim. Na contratação indireta, o aprendiz é contado na cota do estabelecimento indicado no contrato com a entidade (Decreto 9.579/2018, art. 57). O IJT é o empregador, mas a obrigação de cumprir a cota e de oferecer as atividades práticas continua sendo da empresa.

Próximo passo

Se a sua empresa quer chegar a uma fiscalização com a cota em dia e os documentos organizados, o IJT pode assumir a contratação dos aprendizes, a folha e os encargos e montar a formação de acordo com a operação, em Jundiaí e cidades próximas (veja a atuação na região). Conheça o programa para empresas ou fale com a equipe do Instituto para avaliar a cota de cada estabelecimento.