Cota de aprendiz em empresa com filiais: cálculo por estabelecimento

Em empresa com matriz e filiais, a cota de aprendiz não é calculada sobre o total de empregados do grupo nem sobre o CNPJ básico: cada estabelecimento, isto é, cada unidade com seu próprio CNPJ de 14 dígitos, tem a sua cota. A regra vem do art. 429 da CLT, que fala em trabalhadores existentes "em cada estabelecimento", e é repetida no art. 51 do Decreto 9.579/2018 e no art. 37 da Portaria Consolidada MTE nº 1/2025. Para o RH e o contador, isso muda o cálculo, a forma de distribuir os aprendizes entre as unidades e o que fazer quando um aprendiz precisa mudar de filial. Este guia trata da cota de aprendiz por filial, matriz e CNPJ, com exemplos, transferência entre filiais, centralização da prática e erros comuns.

As normas citadas foram conferidas em novembro de 2026 nas fontes oficiais (Planalto, Diário Oficial da União e Ministério do Trabalho e Emprego). Regras e interpretações podem mudar, por isso este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica ou contábil para o caso concreto.

O que a lei chama de estabelecimento

O art. 429 da CLT obriga os estabelecimentos de qualquer natureza a empregar e matricular aprendizes em número equivalente a 5%, no mínimo, e 15%, no máximo, dos trabalhadores existentes em cada estabelecimento cujas funções demandem formação profissional. O conceito de estabelecimento está no § 2º do art. 51 do Decreto 9.579/2018: todo complexo de bens organizado para o exercício de atividade econômica ou social do empregador, submetido ao regime da CLT. A mesma definição aparece no art. 66, § 1º, da Portaria MTE 3.872/2023 e no art. 37, II, da Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, que hoje traz os parâmetros de cálculo usados na certidão de cumprimento da cota.

Na prática, estabelecimento é a unidade física e operacional (fábrica, loja, centro de distribuição). A empresa é uma só, mas a cota incide sobre cada estabelecimento.

CNPJ básico e CNPJ do estabelecimento

O CNPJ tem 14 dígitos. Os 8 primeiros formam a raiz (ou CNPJ básico), comum a todas as unidades da mesma empresa. Os 4 seguintes identificam a unidade (0001 costuma ser a matriz; 0002, 0003 e assim por diante, as filiais). Os 2 últimos são dígitos verificadores. Como cada estabelecimento costuma ter inscrição própria, o caminho mais seguro é fazer o cálculo por CNPJ completo, de 14 dígitos, e não pela raiz.

Ressalva: o critério legal é o estabelecimento como realidade de fato, não o número de inscrição. Unidade sem CNPJ próprio ou local com outra inscrição (Cadastro Nacional de Obras, CAEPF do empregador pessoa física, que o art. 66, § 2º, da Portaria 3.872/2023 também enquadra como estabelecimento) pode exigir análise específica.

Diferença em relação à cota de pessoas com deficiência

Na cota de pessoas com deficiência e reabilitados (Lei 8.213/1991, art. 93), o percentual considera a soma dos empregados de todos os estabelecimentos da empresa no país (Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 36, I). Na cota de aprendizes, cada estabelecimento é apurado separadamente (art. 37). Misturar as duas lógicas é um erro frequente.

Como calcular a cota de aprendiz por filial e matriz

O cálculo é repetido em cada unidade. O passo a passo da base de cálculo está detalhado em como calcular a cota de aprendiz e em funções que entram e que saem da base de cálculo. Em resumo:

1. Liste os estabelecimentos ativos por CNPJ de 14 dígitos, com o município de cada um.
2. Separe, em cada unidade, as funções que entram na base: as que demandam formação profissional segundo a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), ainda que proibidas a menores de 18 anos (Decreto 9.579/2018, art. 52; Portaria Consolidada nº 1/2025, art. 37, I).
3. Retire as exclusões: funções que exigem habilitação de nível técnico ou superior, cargos de direção, gerência ou confiança, temporários da Lei 6.019/1974, aprendizes já contratados e afastados por incapacidade permanente (Portaria Consolidada nº 1/2025, art. 37, III).
4. Verifique se a unidade está obrigada. A CLT não fixa número mínimo de empregados; como o teto de 15% não permite contratar aprendiz quando a base tem até 6 empregados (15% de 6 = 0,9), a regulamentação do MTE trata como obrigados os estabelecimentos com pelo menos 7 empregados em funções da base (IN MTP 2/2021, art. 62, § 1º; Portaria MTE 3.872/2023, art. 66).
5. Aplique 5% (mínimo) e 15% (máximo) sobre a base de cada unidade. No mínimo, a fração arredonda para o número inteiro seguinte (CLT, art. 429, § 1º; Decreto 9.579/2018, art. 51, § 1º).
6. Compare com os aprendizes vinculados a cada CNPJ, contando os contratados diretamente e os contratados por entidade formadora para aquele estabelecimento.

Para simular o resultado unidade por unidade, use a calculadora de cota de aprendiz uma vez para cada CNPJ.

Exemplo com matriz e três filiais

Considere uma empresa fictícia com quatro estabelecimentos. Os números abaixo já são a base de cálculo, ou seja, só os empregados em funções que entram na cota, depois das exclusões.

Se alguém somasse as quatro bases (248) e aplicasse 5% de uma vez, chegaria a 12,4, arredondado para 13. O cálculo correto, por estabelecimento, dá 14, porque o arredondamento acontece em cada unidade. Na Filial 3, com base de 6, 15% dá 0,9: o teto não permite contratar nem um aprendiz, e por isso a regulamentação do MTE não trata a unidade como obrigada (IN MTP 2/2021, art. 62, § 1º; Portaria 3.872/2023, art. 66). A mesma portaria trata do estabelecimento dispensado que decide contratar (art. 67, §§ 2º e 3º); com base de 6, porém, um aprendiz passaria do teto de 15%, ponto a conferir com o jurídico.

Sobre o teto: o arredondamento para cima é a regra do mínimo. No máximo de 15%, a leitura usual é não ultrapassar o percentual, por isso a tabela usa o número inteiro abaixo. Na Filial 2, por exemplo, 15% de 14 é 2,1, e o teto fica em 2.

O excesso de uma unidade não cobre a falta de outra

Como a obrigação é de cada estabelecimento, ter 15 aprendizes na matriz não resolve a falta de aprendizes na Filial 1. Na mesma lógica, a certidão de cumprimento da cota é construída a partir das informações do eSocial (Portaria Consolidada nº 1/2025, arts. 33 a 37), e o vínculo de cada aprendiz com um estabelecimento determinado é o que permite verificar se cada unidade está em dia.

Centralizar a prática em outro estabelecimento: o que a norma permite

Algumas filiais não têm estrutura para receber aprendizes, ou concentram funções em que a prática fica difícil. A norma admite que a parte prática seja feita em outra unidade da mesma empresa, com limites. O art. 65 do Decreto 9.579/2018 prevê que a empresa com mais de um estabelecimento no mesmo município pode centralizar as atividades práticas. A Portaria 3.872/2023 detalha a regra no art. 27:

• Mesmo município ou municípios limítrofes: o empregador pode centralizar a prática em um ou mais estabelecimentos do município, ou de municípios vizinhos, desde que não haja prejuízo ao aprendiz (caput).
• Municípios não limítrofes: só com autorização da Auditoria-Fiscal do Trabalho, mediante requerimento fundamentado, e desde que todos os estabelecimentos envolvidos estejam na mesma Unidade da Federação (§ 1º).
• A cota não muda de lugar: a centralização não transfere o vínculo nem faz o aprendiz contar na cota do estabelecimento onde pratica (§ 2º). Ele continua contando para a unidade de origem.
• Registro: a centralização deve constar do contrato de aprendizagem e do cadastro do aprendiz e ser informada nos sistemas oficiais (§ 3º).
• Anuência da entidade formadora é obrigatória (§ 4º).

Ou seja: a filial pode cumprir a sua cota com um aprendiz que pratica em outra unidade do mesmo município (ou de município limítrofe), se a centralização estiver formalizada. Não pode contar o mesmo aprendiz nas duas unidades nem usar a centralização para uma unidade cumprir a cota de outra.

O art. 29 da Portaria 3.872/2023 lista os locais admitidos para a prática: o estabelecimento cumpridor da cota, o que centraliza a prática, a entidade formadora, entidades concedentes na modalidade alternativa (com termo de compromisso) e o tomador de serviço terceirizado. Em todos os casos, o aprendiz segue na cota do estabelecimento para o qual foi contratado.

Transferência de aprendiz entre filiais

A transferência de aprendiz entre filiais é diferente da centralização. Na centralização, o aprendiz continua na cota da unidade de origem e só pratica em outro lugar. Na transferência, ele muda de estabelecimento e de cota. A regra está no art. 73 da Portaria 3.872/2023:

• Quando é permitida: entre matriz e filial, entre filiais ou entre estabelecimentos do mesmo grupo econômico, com concordância do aprendiz e da entidade formadora, sem prejuízo ao aprendiz, ao processo pedagógico e ao horário da escola regular (caput).
• Como se formaliza: por termo aditivo ao contrato de aprendizagem, com informação nos sistemas eletrônicos oficiais pelos estabelecimentos envolvidos (§ 1º).
• Efeito na cota: o aprendiz deixa de contar na cota do estabelecimento de origem e passa a contar na do estabelecimento de destino (§ 2º).

Checklist da transferência

1. Confirmar que o destino oferece prática compatível com o programa e a ocupação (CBO) do contrato.
2. Checar horário e deslocamento, para não prejudicar a escola regular nem as aulas teóricas (art. 28 da mesma portaria, se mudar de município).
3. Obter a concordância por escrito do aprendiz (e do responsável, se menor de 18) e da entidade formadora.
4. Assinar o termo aditivo com a nova unidade, o novo local da prática e o monitor.
5. Atualizar o eSocial, para que a origem perca e o destino ganhe o aprendiz na cota.
6. Refazer o cálculo das duas unidades: a origem pode ficar abaixo do mínimo.

Atenção ao fechamento de filial: a mesma portaria (art. 71, III, "e") só admite extinguir o contrato por fechamento do estabelecimento quando não houver como transferir o aprendiz sem prejuízo para ele.

Filiais em municípios diferentes

Quando as unidades ficam em cidades diferentes, cada uma calcula a sua cota e precisa de um programa acessível ao aprendiz daquele lugar. O art. 28 da Portaria 3.872/2023 permite que o curso presencial cadastrado em um município atenda estabelecimento de outro, desde que haja transporte regular e tempo de deslocamento compatível com a escola e razoável; fora disso, depende de autorização da Auditoria-Fiscal. A prática em município não limítrofe também depende de autorização e só vale dentro da mesma Unidade da Federação (art. 27, § 1º). Nada impede trabalhar com entidades formadoras diferentes em regiões diferentes.

Obras, canteiros e estabelecimentos temporários

As normas lidas não trazem regra específica sobre o canteiro de obras. O conceito de estabelecimento não exige que o local seja permanente, e as obras costumam ter inscrição própria no Cadastro Nacional de Obras (CNO). Há duas leituras: uma trata a obra com estrutura própria como estabelecimento para fins de cota; outra conta os empregados no estabelecimento com CNPJ ao qual estão vinculados. Sem orientação oficial localizada, a construtora deve definir o critério com seu jurídico e documentar o raciocínio. Duas regras pesam no setor: onde as atividades são proibidas a menores de 18, contratam-se aprendizes de 18 a 24 anos ou pessoas com deficiência maiores de 18 (Portaria 3.872/2023, art. 72); e "construção pesada" pode pedir termo de compromisso para a modalidade alternativa da cota (Decreto 9.579/2018, art. 66; Portaria 3.872/2023, art. 65, § 1º).

Empresa que presta serviços em clientes

A prestadora de serviços não calcula a cota pelo endereço de cada cliente: seus empregados contam só na cota da prestadora (Decreto 9.579/2018, art. 54, parágrafo único). A prática pode ocorrer no tomador, sem que o aprendiz conte na cota dele (Portaria 3.872/2023, art. 26, § 4º). Segundo noticiou o portal Conjur em 2023 (fonte secundária; o acórdão não foi conferido no site do TST), a 6ª Turma do TST rejeitou (AIRR 212-47.2020.5.11.0015) a tese de uma fornecedora de refeições que queria tratar cada cliente como estabelecimento separado.

Como fica no eSocial e no modelo do IJT

No eSocial, o aprendiz é registrado na categoria 103, com o grupo de informações de aprendizagem no evento de admissão (S-2200) e no de alteração contratual (S-2206). O leiaute S-1.3 prevê, nesse grupo, o indicador de contratação direta ou indireta e, na contratação indireta, a inscrição do estabelecimento para o qual a contratação foi feita. Há também um campo para o CNPJ do local das atividades práticas, usado na centralização em outro estabelecimento da empresa, na prática no tomador de serviço terceirizado e na cota alternativa. O passo a passo dos eventos está no post sobre eSocial do aprendiz.

No modelo do IJT, o Instituto é o empregador do aprendiz (contratação indireta, CLT art. 431 e Decreto 9.579/2018, art. 57). Por isso, é o IJT quem envia os eventos ao eSocial e informa o CNPJ de 14 dígitos do estabelecimento da empresa parceira para o qual cada aprendiz conta na cota, como exige o art. 69, § 1º, II, e § 3º, da Portaria 3.872/2023. Quando a prática ocorre em outra unidade (centralização), o IJT também informa o local da prática. Numa transferência entre filiais, o aditivo e a atualização no eSocial ficam com o Instituto, com a empresa indicando a nova unidade e o monitor.

A empresa continua responsável por cumprir a cota em cada estabelecimento e por oferecer atividades práticas compatíveis, ambiente seguro e um monitor. Vale manter uma planilha com os CNPJs, a base de cada unidade e os aprendizes vinculados a cada uma, conferida com a entidade a cada admissão, desligamento ou transferência.

Erros comuns em empresas com várias unidades

• Calcular pela raiz do CNPJ ou pelo total de empregados da empresa, como se faz na cota de pessoas com deficiência.
• Compensar entre unidades: usar aprendizes excedentes da matriz para cobrir a falta de uma filial.
• Centralizar a prática sem formalizar no contrato, com a entidade e no eSocial.
• Confundir centralização com transferência: quem só pratica em outra unidade continua na cota da origem; quem é transferido muda de cota.
• Transferir sem aditivo ou sem a concordância do aprendiz e da entidade formadora (Portaria 3.872/2023, art. 73).
• Esquecer filiais novas, que passam a ter cota própria quando a base chega a sete empregados, patamar adotado pela regulamentação do MTE.
• Informar o CNPJ errado na contratação indireta, fazendo o aprendiz contar para a unidade errada.

Perguntas frequentes

A cota de aprendiz é calculada pelo CNPJ da matriz?

Não. É calculada por estabelecimento (CLT, art. 429; Decreto 9.579/2018, art. 51). Na prática, isso significa um cálculo para a matriz e outro para cada filial, pelo CNPJ completo de 14 dígitos de cada unidade.

Posso contratar todos os aprendizes na matriz e cumprir a cota das filiais?

Não. Cada aprendiz conta na cota de um único estabelecimento. O que a norma permite é centralizar a prática de aprendizes vinculados às filiais em outra unidade do mesmo município ou de município limítrofe (Portaria 3.872/2023, art. 27), sem que eles mudem de cota.

Como fazer a transferência de aprendiz entre filiais?

Com concordância do aprendiz e da entidade formadora, sem prejuízo ao curso e à escola, por termo aditivo e com atualização nos sistemas oficiais. Depois disso, o aprendiz passa a contar na cota da unidade de destino (Portaria 3.872/2023, art. 73).

Na contratação pelo IJT, quem informa a filial no eSocial?

O IJT, como empregador do aprendiz. A empresa indica para qual estabelecimento (CNPJ) o aprendiz é contratado e onde será a prática, e o Instituto registra essas informações nos eventos do eSocial.

Próximo passo

Se a sua empresa tem matriz e filiais na região de Jundiaí e precisa organizar a cota por estabelecimento, o IJT pode montar o programa de aprendizagem, assumindo a contratação, a folha e os encargos dos aprendizes como empregador; a conferência da base de cada unidade pode ser combinada com o Instituto. Conheça o modelo em para empresas, veja a atuação em Jundiaí e região ou fale com o IJT.