Checklist anual da aprendizagem para o RH

Um checklist jovem aprendiz empresa serve para tirar a aprendizagem do modo "apagar incêndio" e colocá-la num calendário. A cota é calculada por estabelecimento e muda quando o quadro muda (CLT, art. 429; Decreto 9.579/2018, art. 51), os contratos têm prazo e idade-limite (CLT, art. 428, § 3º, e art. 433), e a fiscalização usa os dados do eSocial e notifica pelo Domicílio Eletrônico Trabalhista. Este guia organiza, mês a mês, o que o RH precisa conferir, a base legal de cada tarefa e o que, no modelo do Instituto Jovem Técnico (IJT), fica com o Instituto.

As normas citadas foram conferidas em novembro de 2026, nas fontes oficiais (Planalto, Diário Oficial da União, gov.br e Senado Federal). O conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica ou contábil para o caso concreto da empresa.

Checklist da aprendizagem na empresa: como usar este calendário

O calendário combina rotinas contínuas (cota, eSocial, DET, vencimentos e aniversários), datas fixas da lei (13º salário e férias dos menores de 18 anos) e revisões anuais que a lei não marca no calendário, mas que evitam problemas: atividades práticas, monitores, segurança e contrato com a entidade formadora. Cada linha traz a base legal; quando a tarefa é boa prática, e não obrigação expressa, o texto diz isso. Para os erros que mais aparecem em fiscalização e em ações trabalhistas, veja também os erros mais comuns das empresas com aprendizes.

O que é da empresa e o que fica com o IJT

A CLT permite que o aprendiz seja contratado pela própria empresa ou por entidade sem fins lucrativos ou de prática desportiva qualificada, caso em que não há vínculo de emprego com a empresa onde ocorre a prática (CLT, art. 431). Na contratação indireta, a entidade assume a condição de empregador, com contrato prévio com o estabelecimento, e a empresa proporciona a experiência prática (Decreto 9.579/2018, art. 57). É o modelo do IJT: o aprendiz fica na folha do Instituto e a empresa paga o IJT pelo programa.

A cota continua sendo do estabelecimento, e o contrato nulo forma vínculo direto com o empregador responsável pela cota (Decreto 9.579/2018, art. 47).

Calendário anual da aprendizagem para o RH

A tabela é uma sugestão; ajuste os meses ao calendário escolar e às datas dos contratos.

Rotinas mensais e semanais

1. Revisão mensal da cota por estabelecimento

A cota é de 5% a 15% dos trabalhadores de cada estabelecimento cujas funções demandem formação profissional, considerada a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), e a fração vira um aprendiz (CLT, art. 429, caput e § 1º; Decreto 9.579/2018, arts. 51 e 52). Matriz e cada filial têm conta própria; o detalhe está em cota de aprendiz em empresa com filiais.

A Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 37, repete os parâmetros e lista o que sai da base:

• funções que exigem habilitação de nível técnico ou superior;
• cargos de direção, gerência ou confiança;
• trabalhadores temporários da Lei 6.019/1974;
• aprendizes já contratados;
• empregados afastados por incapacidade permanente.

Funções proibidas a menores continuam na base (Decreto 9.579/2018, art. 52). Todo mês, retire as exclusões do total de empregados, com a justificativa de cada uma, aplique 5% e arredonde para cima. A calculadora de cota de aprendiz faz a primeira conta, e o post sobre funções que entram e saem da base de cálculo ajuda nos casos de dúvida. Guarde a memória de cálculo de cada mês: é o primeiro documento que o auditor pede.

2. Conferência do eSocial e da certidão

A certidão de cumprimento da cota é emitida em sistema eletrônico e se baseia apenas no que o empregador informou ao eSocial, sem validação prévia da Inspeção do Trabalho (Portaria Consolidada, arts. 33 e 34). Um CBO errado em uma função administrativa ou um aprendiz sem o estabelecimento correto muda o resultado.

Na contratação indireta, o registro do aprendiz é feito pela entidade, que indica no eSocial o estabelecimento para o qual a contratação é computada (Portaria Consolidada, arts. 12 e 13; no leiaute do eSocial, grupo de aprendiz com indicador de contratação indireta). A empresa responde pela base: funções e CBOs dos próprios empregados. Confira as duas pontas. A certidão positiva não impede a fiscalização (art. 34, § 3º). O passo a passo da emissão está em certidão e consulta da cota de aprendiz, e os eventos do aprendiz em eSocial do aprendiz.

3. Monitoramento do Domicílio Eletrônico Trabalhista

O DET é o canal oficial pelo qual a Inspeção do Trabalho notifica o empregador (CLT, art. 628-A). A ciência ocorre no dia em que a mensagem é consultada ou, automaticamente, no primeiro dia após 15 dias corridos sem consulta, mesmo que o cadastro esteja desatualizado (Portaria Consolidada, art. 27, caput e § 1º).

• Defina um responsável e um substituto, com procuração eletrônica cadastrada (art. 25).
• Mantenha o e-mail de alerta atualizado (art. 26, IV).
• Consulte toda semana, não só quando chega o alerta.

Como a notificação chega e o que fazer com ela está em Domicílio Eletrônico Trabalhista e a cota de aprendiz.

4. Vencimentos de contratos e reposição

O contrato de aprendizagem tem no máximo dois anos, salvo para o aprendiz com deficiência (CLT, art. 428, § 3º), e se extingue no termo, aos 24 anos ou nas hipóteses antecipadas do art. 433. Em qualquer extinção ou rescisão, o empregador deve contratar novo aprendiz, sob pena de infração ao art. 429 da CLT (Decreto 9.579/2018, art. 71, § 1º). A norma não fixa prazo em dias para a reposição; quanto mais tempo a vaga fica aberta, mais tempo o estabelecimento fica abaixo da cota.

A lista mensal olha 90 dias à frente para dar tempo de selecionar e contratar antes do término. Lembre das exceções que prorrogam o contrato: a aprendiz gestante e o aprendiz com garantia acidentária têm o contrato prorrogado por aditivo até o fim da garantia (Portaria MTE 3.872/2023, arts. 82, § 2º, e 83). No modelo do IJT, a rescisão, as verbas e o eSocial do desligamento ficam com o Instituto; as hipóteses estão em rescisão do jovem aprendiz.

5. Aniversários de 18 e de 24 anos

Aos 18 anos, deixam de valer as proteções próprias do menor: a proibição de trabalho noturno, entre 22h e 5h (CLT, art. 404), a de atividades insalubres e perigosas (CLT, art. 405, I) e a Lista TIP (Decreto 6.481/2008, art. 2º). As férias deixam de ter de coincidir obrigatoriamente com as férias escolares e passam a coincidir preferencialmente (Portaria 3.872/2023, art. 74). Para o maior de 18, a mesma Portaria garante os adicionais noturno, de insalubridade ou de periculosidade quando houver (art. 81, parágrafo único). Mudar atividade ou horário de quem fez 18 anos exige previsão no programa e no contrato, além de respeitar o horário escolar.

Aos 24 anos, o contrato se extingue (CLT, art. 433; Decreto 9.579/2018, art. 71, II), exceto para o aprendiz com deficiência (CLT, art. 428, § 5º).

Rotinas semestrais e anuais

6. Férias coincidentes com as férias escolares

O empregado estudante menor de 18 anos tem direito a fazer coincidir as férias com as escolares (CLT, art. 136, § 2º). O Decreto 9.579/2018, art. 68, veda ao empregador fixar período diferente do previsto no programa. A Portaria 3.872/2023, art. 74, vai além: para o aprendiz menor de 18 anos, as férias coincidem obrigatoriamente com um dos períodos de férias escolares (inciso I).

Atenção às férias coletivas: elas não valem como férias do aprendiz e viram licença remunerada quando divergem do período do curso, quando não coincidem com as férias escolares do menor ou quando há aula teórica no período (Portaria 3.872/2023, art. 75). No modelo do IJT, o Instituto, como empregador, concede e paga as férias; a programação é combinada com a empresa, que ajusta a escala da área. Detalhes em 13º, férias e vale-transporte do aprendiz.

7. 13º salário

O aprendiz recebe o 13º como qualquer empregado (Lei 4.090/1962, art. 1º). A primeira parcela é paga entre fevereiro e novembro e a segunda até 20 de dezembro (Lei 4.749/1965, arts. 1º e 2º). Em 2026, 30 de novembro cai numa segunda-feira e 20 de dezembro num domingo; a lei não prevê prorrogação, e o mais seguro é pagar no último dia útil anterior. No modelo do IJT, o cálculo e o pagamento do 13º são do Instituto.

8. Renovação do contrato com a entidade formadora

A contratação indireta exige contrato prévio entre a entidade e o estabelecimento (Decreto 9.579/2018, art. 57). Na renovação, revise o número de vagas por estabelecimento (à luz da cota recalculada), os cursos em uso, o calendário de aulas e férias, o fluxo de reposição e quem envia o quê numa fiscalização.

9. Revisão das atividades práticas e dos monitores

A formação combina teoria e prática de complexidade progressiva (CLT, art. 428, § 4º), e é vedado atribuir ao aprendiz atividades fora do programa (Decreto 9.579/2018, art. 64). A empresa designa um empregado monitor para acompanhar a prática (art. 65). A cada semestre, confira com as áreas se as tarefas reais batem com o programa e evoluem, se o monitor continua na área (troca de gestor deixa aprendiz sem acompanhamento) e se ninguém está fazendo hora extra ou trabalhando em feriado (Portaria 3.872/2023, art. 78, § 2º).

O papel do monitor está detalhado em monitor do jovem aprendiz.

10. Treinamento de gestores

Nenhuma norma exige treinamento formal de gestores, mas muitas irregularidades nascem na área: jornada estendida, tarefa fora do programa, férias marcadas pela escala. Uma conversa por semestre com gestores e monitores novos cobre jornada, proibições e a quem avisar sobre faltas. Para quem acabou de receber aprendizes, o roteiro de integração do aprendiz no primeiro mês serve de base.

11. Segurança e Lista TIP

A Constituição (art. 7º, XXXIII) e a CLT (art. 405) proíbem ao menor de 18 anos o trabalho noturno, perigoso ou insalubre. O Decreto 6.481/2008 aprova a Lista das Piores Formas de Trabalho Infantil (Lista TIP) e proíbe o trabalho do menor de 18 nessas atividades, com exceções restritas (art. 2º, § 1º); o art. 3º permite ao maior de 16 anos e ao aprendiz de 14 a 16 anos trabalhos técnicos ou administrativos fora das áreas de risco. Quando a função é proibida a menores, a Portaria 3.872/2023, art. 72, orienta contratar aprendizes de 18 a 24 anos.

Uma vez por ano, e sempre que um processo ou máquina mudar, confira os postos com aprendizes menores de 18 anos contra a Lista TIP e o inventário de riscos. O ambiente é da empresa, inclusive no modelo do IJT.

Mudanças de 2026 no radar

12. EC 141/2026 e as escalas

A Emenda Constitucional nº 141, de 16/10/2026, alterou o art. 7º, XIII e XV, da Constituição: jornada semanal de 40 horas, com regra de transição, e dois dias de repouso semanal remunerado, um deles preferencialmente aos domingos. A vigência do novo repouso está prevista para cerca de dois meses após a publicação; as fontes consultadas falam em 15 ou 16 de dezembro de 2026, e a data exata deve ser confirmada. Escalas de aprendiz de segunda a sábado deixam de caber; revise os contratos em curso antes da virada do ano. O impacto na jornada está em jornada de trabalho do jovem aprendiz.

13. Estatuto do Aprendiz (PL 6.461/2019)

O projeto foi aprovado pela Câmara em 22/04/2026 e está em tramitação no Senado. Na última atualização consultada (11/11/2026), estava incluído na Ordem do Dia do Plenário, sem deliberação registrada; o resultado da sessão de 12/11/2026 não foi confirmado. Enquanto não for sancionado, nada muda; os pontos que afetam a empresa estão em Estatuto do Aprendiz: o que pode mudar.

Documentos para ter à mão numa fiscalização

Convém ter pronto:

• memória de cálculo da cota de cada estabelecimento, com as exclusões justificadas;
• lista de aprendizes ativos por estabelecimento (função, CBO, curso, datas de início e término);
• contratos de aprendizagem e, na contratação indireta, o contrato com a entidade formadora;
• registro dos desligamentos e das reposições feitas;
• comprovantes de matrícula e frequência escolar, quando exigíveis;
• certidão de cumprimento da cota emitida no período;
• acesso ao DET e histórico das mensagens recebidas.

O procedimento completo e a tabela de documentos com a origem de cada pedido estão em fiscalização da cota de aprendiz.

Perguntas frequentes

A lei obriga a recalcular a cota todo mês?

Não há periodicidade fixada. A cota, porém, é aferida sobre os trabalhadores existentes no estabelecimento (CLT, art. 429), e a fiscalização usa os dados do eSocial. A revisão mensal é a forma prática de não ficar abaixo do mínimo sem perceber.

Em quanto tempo preciso repor um aprendiz que saiu?

O Decreto 9.579/2018, art. 71, § 1º, manda contratar novo aprendiz, mas não fixa prazo. Enquanto a vaga não é reposta, o estabelecimento pode ficar abaixo da cota. Por isso o checklist sugere planejar a reposição 90 dias antes do término.

Com o IJT, quem cuida de férias, 13º e rescisão?

O IJT, como empregador do aprendiz. A empresa continua responsável pela cota, pelas atividades práticas, pelo monitor, pela segurança do ambiente e por acompanhar o próprio DET.

Próximo passo

Se a sua empresa quer dividir este calendário com uma entidade que é a empregadora do aprendiz, cuida de folha, encargos, férias, 13º e rescisões e acompanha o jovem ao longo do programa, fale com o IJT. Atendemos empresas de Jundiaí e região (veja a página da cidade) e explicamos o modelo em aprendizagem para empresas.