Cota de aprendiz em licitações e contratos públicos

A cota de aprendiz na licitação costuma gerar uma dúvida prática no RH e no setor de contratos: o edital pede declaração sobre aprendizes, a lei exige essa declaração ou a obrigação só aparece depois, no contrato? Pela Lei 14.133/2021, a resposta tem duas partes. Na habilitação, a declaração prevista em lei trata da reserva de cargos para pessoa com deficiência e reabilitado da Previdência Social, e não menciona o aprendiz. Durante a execução do contrato, porém, a cota de aprendizagem entra de forma expressa: é cláusula obrigatória, deve ser cumprida e comprovada ao longo de toda a vigência, e o descumprimento é motivo de extinção do contrato. Este guia explica o que a lei diz, como a certidão de cumprimento de cota funciona como meio de prova, o que fazer quando o edital pede a declaração mesmo assim e como se preparar antes de disputar um certame.

As normas citadas foram conferidas em novembro de 2026 nos sites oficiais (Planalto, Ministério do Trabalho e Emprego e Tribunal de Contas da União). O conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica ou contábil sobre um edital ou contrato específico.

O que a Lei 14.133/2021 diz sobre a cota de aprendiz

A nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei 14.133/2021) trata da reserva de cargos em quatro pontos diferentes, e a leitura atenta de cada um evita o erro mais comum sobre o tema: tratar o aprendiz como se estivesse na mesma regra de habilitação da pessoa com deficiência. A reserva de cargos para aprendiz é a chamada cota de aprendizagem, prevista no art. 429 da CLT e no art. 51 do Decreto 9.579/2018: de 5% a 15% dos trabalhadores de cada estabelecimento cujas funções demandem formação profissional.

Em resumo: a lei coloca a cota de aprendizagem no contrato e na execução, não na lista de declarações da habilitação. Isso não diminui a obrigação. Ao contrário, ela passa a acompanhar a empresa durante toda a vigência do contrato, e não apenas no dia da sessão pública.

Declaração de cota de aprendiz na licitação: o que pode ser exigido na habilitação

Na fase de habilitação, a Administração verifica se o licitante tem condições jurídicas, técnicas, fiscais, sociais, trabalhistas e econômico-financeiras para contratar. O art. 63, IV, da Lei 14.133/2021 manda exigir uma declaração específica sobre reserva de cargos, mas o texto cita apenas a pessoa com deficiência e o reabilitado da Previdência Social. Já o art. 68, VI, trata da declaração ligada ao trabalho do menor (art. 7º, XXXIII, da Constituição), que é outra coisa: ela atesta que a empresa não emprega menores em situação proibida, e o aprendiz a partir de 14 anos aparece ali como exceção permitida, não como cota.

Mesmo assim, muitos editais pedem uma declaração de cumprimento da cota de aprendiz junto com as demais declarações, ou até a comprovação do número de aprendizes como condição para habilitar. Há três situações diferentes:

• Declaração simples incluída no modelo do edital. É prática comum em órgãos que reaproveitam modelos antigos ou que juntam todas as reservas de cargos em um único formulário. A declaração precisa ser verdadeira: declarar o que não se cumpre pode configurar a infração de apresentar declaração falsa durante a licitação (art. 155, VIII, da Lei 14.133/2021), com risco de sanção mais grave do que a própria discussão sobre a cota.
• Exigência de comprovar a cota como condição de habilitação. O Tribunal de Contas da União (TCU) analisou esse ponto no Acórdão 1.802/2026, do Plenário (relator ministro Odair Cunha, sessão de 8/7/2026, processo TC 021.704/2025-2). Pelo sumário publicado no portal de pesquisa de jurisprudência do TCU, o Tribunal tratou como irregular a exigência de comprovação da cota de aprendizes como requisito de habilitação em um pregão eletrônico, e determinou ao órgão que não prorrogasse o contrato e fizesse nova licitação. Lemos apenas o sumário; o inteiro teor do acórdão não foi conferido.
• Cláusula da minuta do contrato. Essa é a forma prevista em lei (art. 92, XVII). A empresa que vencer vai assinar o compromisso de cumprir a cota durante toda a execução.

Quando o edital traz uma exigência de habilitação que a empresa considera sem base legal, o caminho é pedir esclarecimento ou impugnar o edital dentro do prazo previsto no próprio instrumento e no art. 164 da Lei 14.133/2021 (até três dias úteis antes da data de abertura do certame). Deixar para discutir depois da inabilitação costuma ser mais difícil. Vale lembrar que a decisão do TCU se aplica diretamente aos órgãos e entidades sob sua jurisdição (União e recursos federais); estados e municípios seguem seus tribunais de contas, que podem ter entendimento próprio.

A certidão de cumprimento de cota como meio de prova

Para dar um meio objetivo de verificação, o Decreto 9.579/2018 ganhou o § 3º do art. 51 (incluído pelo Decreto 11.479/2023): o Ministério do Trabalho e Emprego disponibiliza sistema eletrônico de certidão de cumprimento de cota para atender às exigências da Lei 14.133/2021. A regulamentação está na Portaria Consolidada MTE nº 1, de 17/12/2025, arts. 33 a 45, em vigor desde 2/1/2026. Os pontos que o RH precisa conhecer:

• A certidão é emitida em sistema eletrônico no gov.br (art. 33).
• Ela se baseia apenas no que o empregador informou ao eSocial, sem validação prévia da Inspeção do Trabalho (art. 34). Um cadastro com erro gera uma certidão com erro.
• A certidão não impede a fiscalização do trabalho (art. 34, § 3º). Uma certidão positiva não blinda a empresa contra autuação se os dados estiverem errados.
• Os parâmetros do cálculo seguem o art. 37: de 5% a 15% dos trabalhadores do estabelecimento cujas funções demandem formação profissional, considerada a CBO, com exclusão de funções de nível técnico ou superior, cargos de direção, gerência ou confiança, temporários da Lei 6.019/1974, aprendizes já contratados e afastados por incapacidade permanente; a fração arredonda para mais um aprendiz.
• O art. 38 diz expressamente que a certidão comprova a cota para fins do art. 51, § 3º, do Decreto, ou seja, para as contratações públicas.
• Quando houver decisão judicial ou termo de compromisso firmado com a Auditoria-Fiscal (art. 627-A da CLT), a certidão pode ser emitida pela própria Auditoria-Fiscal (arts. 39 a 44).

A empresa deve emitir e conferir a certidão antes de qualquer certame, e não apenas quando for cobrada. O passo a passo de emissão e a leitura do resultado estão no post sobre a certidão de cota de aprendiz. Para refazer a conta por estabelecimento, use o guia de como calcular a cota de aprendiz ou a calculadora de cota.

A cota durante a execução do contrato

Depois da assinatura, a obrigação fica mais concreta. O art. 116 da Lei 14.133/2021 manda cumprir a reserva de cargos ao longo de toda a execução, e o parágrafo único permite que a Administração peça a comprovação a qualquer momento, com a indicação dos empregados que preenchem as vagas.

Dois cuidados práticos. Primeiro, a cota é calculada por estabelecimento do empregador (CLT art. 429 e Decreto 9.579/2018, art. 51), e não por contrato. Um novo contrato público que aumente o quadro de um estabelecimento aumenta também a base da cota daquele estabelecimento, e o número de aprendizes precisa acompanhar. Segundo, o contrato de aprendizagem tem prazo máximo de dois anos (CLT art. 428, § 3º, salvo aprendiz com deficiência). Contratos públicos longos atravessam vários ciclos de aprendizes, e a reposição precisa ser planejada para que a cota não fique descoberta entre um desligamento e uma nova admissão.

Riscos do descumprimento: extinção, sanções e multa trabalhista

O descumprimento traz riscos em duas esferas, que podem se somar:

• No contrato administrativo. O art. 137, IX, prevê a extinção do contrato pelo não cumprimento da reserva de cargos para aprendiz. Na extinção por ato unilateral da Administração, o art. 139 admite, entre outras medidas, a execução da garantia contratual e a retenção de créditos até o limite dos prejuízos e das multas aplicadas. A conduta também pode ser enquadrada, conforme o caso, como inexecução contratual (art. 155), sujeita às sanções do art. 156: advertência, multa, impedimento de licitar e contratar e declaração de inidoneidade. A extinção exige processo formal, com contraditório e ampla defesa (art. 137, caput).
• Na fiscalização do trabalho. Independentemente do contrato público, a falta de aprendizes pode gerar autuação pela Auditoria-Fiscal do Trabalho, com multa administrativa baseada no art. 434 da CLT, além de atuação do Ministério Público do Trabalho. Os detalhes estão nos posts sobre multa por não cumprir a cota de aprendiz e sobre a fiscalização da cota de aprendiz.

O texto da lei não define um prazo de tolerância para regularizar a cota durante a execução. Como a extinção depende de processo com defesa, a empresa que identificar uma falha deve documentar a causa (por exemplo, desligamento recente com reposição em andamento) e comunicar a regularização ao fiscal do contrato antes de ser questionada.

Consórcios e subcontratação

A Lei 14.133/2021 permite a participação em consórcio (art. 15), com responsabilidade solidária das consorciadas pelos atos praticados na licitação e na execução do contrato (art. 15, V). A cota de aprendizagem, porém, é obrigação de cada empregador, calculada por estabelecimento. Na leitura mais segura, cada consorciada deve estar regular com a própria cota e apresentar as declarações e certidões que o edital pedir. Como a solidariedade alcança a execução, o descumprimento por uma consorciada pode afetar o contrato de todas.

Na subcontratação (art. 122), o contratado continua responsável pelo contrato perante a Administração, e o edital ou regulamento pode vedar, restringir ou condicionar a subcontratação (art. 122, § 2º). A lei não diz expressamente se o art. 116 alcança a cota do subcontratado. Por cautela, convém que o contratado exija do subcontratado a certidão de cota e preveja essa obrigação no instrumento entre eles, sobretudo quando o edital estabelece condições para subcontratar.

Lei 8.666/1993 revogada: e os contratos antigos?

A Lei 8.666/1993 foi revogada em 30/12/2023, conforme o art. 193, II, da Lei 14.133/2021, com a redação dada pela Lei Complementar 198/2023. Pelo art. 191, parágrafo único, o contrato firmado pela lei antiga, por opção feita durante a transição, continua regido por ela durante toda a vigência, com as cláusulas originais. A cláusula expressa de reserva de cargos para aprendiz, nos termos do art. 92, XVII, é inovação da Lei 14.133/2021. A obrigação trabalhista de cumprir a cota, no entanto, nunca dependeu da lei de licitações: ela vem da CLT e vale para todo estabelecimento obrigado, com ou sem contrato público.

No modelo do IJT, os aprendizes contam na cota da empresa

No modelo do Instituto Jovem Técnico, o aprendiz é contratado pelo Instituto, que é o empregador, e a empresa paga o IJT pelo programa (contratação indireta, CLT art. 431 e Decreto 9.579/2018, art. 57). Mesmo assim, os aprendizes contam na cota da empresa: na contratação feita por entidade sem fins lucrativos, o registro do aprendiz no eSocial indica o estabelecimento para o qual a contratação é computada, conforme a Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, no capítulo de registro de empregados. É essa indicação que alimenta a certidão de cumprimento de cota da empresa.

Por isso, mesmo com o IJT cuidando da contratação, da folha e dos encargos, a empresa deve emitir e conferir a própria certidão periodicamente, verificar se cada aprendiz aparece vinculado ao estabelecimento correto (matriz ou filial) e avisar o Instituto se houver divergência. Continuam com a empresa as responsabilidades que nenhum modelo transfere: cumprir a cota, oferecer atividades práticas compatíveis com o programa, garantir ambiente seguro e designar um monitor para acompanhar o aprendiz. Veja como funciona em Para empresas.

Checklist para participar de licitação com a cota em dia

1. Levante o quadro de cada estabelecimento (CNPJ completo) e calcule a cota mínima pela CBO de cada função, com as exclusões do art. 37 da Portaria Consolidada MTE nº 1/2025.
2. Emita a certidão de cumprimento de cota no gov.br e compare com o seu cálculo. Divergência quase sempre indica erro de cadastro no eSocial.
3. Se você contrata aprendizes por entidade formadora, confira se cada um está indicado no eSocial para o estabelecimento correto.
4. Leia o edital procurando as declarações exigidas: a do art. 63, IV (pessoa com deficiência e reabilitado), a do art. 68, VI (trabalho do menor) e qualquer declaração ou comprovação sobre aprendizes.
5. Se o edital exigir comprovação da cota de aprendiz como requisito de habilitação e você entender que não há base legal, avalie com o jurídico um pedido de esclarecimento ou impugnação dentro do prazo.
6. Assine apenas declarações verdadeiras. Se a cota estiver incompleta, regularize antes de declarar.
7. Simule o efeito do novo contrato no quadro: quantos empregados entram em cada estabelecimento e quantos aprendizes a mais serão necessários.
8. Em consórcio, peça a certidão de cada consorciada; em subcontratação, exija a do subcontratado.
9. Durante a execução, mantenha uma lista atualizada dos aprendizes por estabelecimento, emita a certidão periodicamente e planeje a reposição antes do fim de cada contrato de aprendizagem.

Perguntas frequentes

A Lei 14.133/2021 exige declaração de cota de aprendiz na habilitação?

Não pelo texto do art. 63, IV, que trata apenas de pessoa com deficiência e reabilitado da Previdência Social. A cota de aprendiz aparece como cláusula do contrato (art. 92, XVII), obrigação durante a execução (art. 116) e motivo de extinção (art. 137, IX).

O edital pediu declaração de cota de aprendiz. Devo assinar?

Se a empresa cumpre a cota, pode assinar, desde que a declaração seja verdadeira. Se não cumpre, não deve declarar o contrário: a declaração falsa é infração prevista no art. 155, VIII, da Lei 14.133/2021. Se a exigência for de comprovação como condição de habilitação, avalie a impugnação do edital com o jurídico.

A certidão de cota garante que a empresa está regular?

Ela é o meio de prova previsto para as contratações públicas (Decreto 9.579/2018, art. 51, § 3º, e Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 38), mas se baseia só nos dados do eSocial e não impede a fiscalização do trabalho (art. 34, § 3º, da mesma portaria).

Aprendizes contratados por entidade formadora contam na certidão da empresa?

Sim, desde que o registro no eSocial indique o estabelecimento da empresa para o qual a contratação é computada. No modelo do IJT, o Instituto é o empregador e faz essa indicação; a empresa deve conferir a certidão.

A empresa pode perder o contrato por falta de aprendizes?

Pode. O art. 137, IX, da Lei 14.133/2021 prevê a extinção do contrato pelo descumprimento da reserva de cargos para aprendiz, após processo com contraditório e ampla defesa, além de possíveis sanções e da multa trabalhista aplicada pela fiscalização do trabalho.

Próximo passo

Se a sua empresa disputa ou pretende disputar licitações, a cota de aprendizagem precisa estar em dia antes do edital e durante todo o contrato. O IJT pode montar o programa de aprendizagem com a empresa, assumir a contratação, a folha e os encargos dos aprendizes e acompanhar cada um ao longo do contrato, enquanto a empresa confere a certidão e mantém a cota coberta. Fale com o IJT para conversar sobre o quadro da sua empresa.